Als vereniging verwerken wij ook persoonsgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoon, bankrekening, geboortedatum, etc. Door het bestuur zijn in de afgelopen maanden diverse stappen genomen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, maar we zijn er nog niet. Sommige zaken vereisen nog actie en in de komende maanden zullen ongetwijfeld nog zaken naar boven komen, waar “iets” aan gedaan moet worden.
Publicatie van foto’s/beeldmateriaal
Eén van de items waar we nog “iets” mee moeten doen, is het verkrijgen van toestemmingen om foto’s/beeldmateriaal te mogen publiceren. Bepaald fotomateriaal is verplicht en/of functioneel (pasfoto/teamfoto). Maar al vele jaren wordt met veel enthousiasme foto’s gemaakt van wedstrijden, evenementen en andere (voetbal)activiteiten die door of namens onze vereniging worden georganiseerd. Deze foto’s worden erg gewaardeerd door spelers, ouders, sponsoren en andere betrokkenen, gelet op het vele aantal bezoekers op onze website en Facebook. De berichtgevingen en foto’s zorgen dan ook voor een herkenbare en positieve uitstraling van onze vereniging.
Natuurlijk willen we deze verslaglegging en publicatie van foto’s en andere vormen van beeldmateriaal, voortzetten. In verband met de regels van de AVG is het echter noodzakelijk dat we van onze (steunende) leden, ouders van de jeugdleden (jonger dan 16 jaar) alsmede vrijwilligers expliciet toestemming krijgen voor het mogen publiceren van dit beeldmateriaal.
Toezending invulformulier
Voor het verkrijgen van deze toestemming maken we gebruik van de tool “SurveyMonkey”. Via de mail wordt komende week aan alle betrokkenen die beschikken over een mailadres een vragenlijst toegestuurd die eenvoudig (ook via een mobiele telefoon) is te beantwoorden. We roepen alle leden/vrijwilligers/ouders van jeugdleden op om zo spoedig mogelijk een reactie te geven op deze vragenlijst. Leden/vrijwilligers die niet per mail bereikbaar zijn, worden gevraagd een fysiek formulier in te vullen.
De reden dat we deze actie nu pas uitzetten heeft te maken dat we eerst het ledenbestand moesten up-daten vanwege de samenwerking met GWVV.
Uitgangspunten:
Ulftse Boys publiceert foto’s en ander beeldmateriaal enkel op de door Ulftse Boys gebruikte media-kanalen. Die kanalen zijn:
- website www.ulftseboys.nl,
- Facebook-pagina Ulftse Boys,
- narrow-casting (beeldschermen in verenigingsgebouw),
- Sportlink (en daarmee gekoppelde applicatie Voetbal.nl),
- nieuwsbrieven (UB-weetje/sponsorberichtgeving),
- Presentatiegids,
- Jaarverslag alsmede
- uitnodigingen en posters, voor zover deze een relatie hebben met activiteiten die door/namens Ulftse Boys worden georganiseerd.
Er is volgens de bepalingen van de AVG geen toestemming vereist indien van een speler/vrijwilliger van 16 jaar of ouder, beeldmateriaal wordt gepubliceerd van voetbalwedstrijd-gerelateerde activiteiten waar de persoon zelf bij betrokken is. Het gaat dan om foto’s gemaakt tijdens wedstrijden, toernooien en trainingen.
Wel geldt als voorwaarde dat het beeldmateriaal alleen mag worden gepubliceerd voor het doel waarvoor het beeldmateriaal is gemaakt. Veelal betreft dit het doel “verslaglegging van de wedstrijd/training” en als achterliggend doel (bij bijvoorbeeld publicatie in Presentatiegids, nieuwsbrieven en Jaarverslagen) het weergeven van de sportbeleving binnen onze vereniging.
Maar er zijn ook andere omstandigheden waarbij beeldmateriaal van leden/vrijwilligers wordt vastgelegd en op (social)mediakanalen die Ulftse Boys gebruikt, wordt gepubliceerd. Voor de publicatie van dit beeldmateriaal is wel expliciete toestemming vereist, ook van leden ouder dan 16 jaar. Denk daarbij aan situaties waarbij men op beeldmateriaal wordt vastgelegd als:
- toeschouwer/vrijwilliger tijdens wedstrijden;
- bezoeker/deelnemer van evenementen en activiteiten die door of namens Ulftse Boys worden georganiseerd of als
- lid/vrijwilliger van Ulftse Boys die deelneemt aan een externe activiteit namens Ulftse Boys (bijvoorbeeld Avondvierdaagse).
Beeldmateriaal waarop jeugdleden jonger dan 16 jaar staan afgebeeld mogen formeel alleen worden gepubliceerd indien hiervoor toestemming is verkregen van een ouder/verzorger.
Vv Ulftse Boys zal nimmer beeldmateriaal publiceren dan wel aan derden verstrekken als het achterliggende doel commercieel gewin betreft. In bijzondere gevallen wordt beeldmateriaal door vv Ulftse Boys gebruikt voor het ondersteunen van subsidie-aanvragen of voor het promoten van onze vereniging waarbij Ulftse Boys kans maakt op een schenking/donatie van een bedrijf/instelling (zoals bijvoorbeeld “Helden om de hoek” of Clubkas Campagne van de Rabobank).
De toestemming voor publicatie van foto’s en beeldmateriaal wordt uitsluitend gevraagd voor de hiervoor beschreven redenen. Indien Ulftse Boys beeldmateriaal van iemand wil publiceren vanwege een andere reden dan hiervoor genoemd, zal vv Ulftse Boys voor die situatie aan betrokkene toestemming vragen om het beeldmateriaal te mogen publiceren.
Iedereen die vv Ulftse Boys toestemming heeft gegeven voor publicatie van beeldmateriaal, mag op elk moment de toestemming intrekken. Een bericht naar [email protected] volstaat.
Beeldmateriaal dat (digitaal) wordt gepubliceerd in de krant (of via hun digitale verschijningsvorm) valt onder journalistieke verslaglegging en is daarmee niet gebonden aan de regels van AVG, mits het beeldmateriaal aansluit bij de context van het artikel.
Voor het verkrijgen van deze toestemming maken we gebruik van de tool “SurveyMonkey”. Alleen de secretaris Ulftse Boys (tevens functionaris AVG) heeft toegang tot deze tool; de ingekomen reacties blijven derhalve afgeschermd. Via de mail wordt aan leden/vrijwilligers/ouders van jeugdleden een vragenlijst toegestuurd die eenvoudig (ook via een mobiele telefoon) is te beantwoorden. Leden/vrijwilligers die niet per mail bereikbaar zijn, worden gevraagd een fysiek formulier in te vullen.
Beeldmateriaal waarop jeugdleden jonger dan 16 jaar staan afgebeeld mogen formeel alleen worden gepubliceerd indien hiervoor toestemming is verkregen van een ouder/verzorger.
